Наш програмний продукт Archive розроблено на базі промислових рішень, відповідає вимогам чинного законодавства України, а саме:
Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»;
Наказ Міністерства юстиції України від 30.12.2020 №4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання»;
Наказ від 08.04.2013 № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України».
ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016.
E Archive вирішує усі питання пов’язані з обліком, зберіганням, видачею та знищенням як електронних, так і паперових документів.
Технології: WSO2, Rabbit MQ, Spring, Java, Karaf, Oracle (Postgre SQL), Angular.
Наповнення архіву електронними та паперовими документами
Потужні інтеграційні можливості нашого продукту дозоляють автоматично забирати в архів електронні документи з різноманітних програмних комплексів, або загружати скановані копії паперових документів з виконанням процедури накладання відповідного бар-коду на електронну копію паперового документу та розпізнавання відсканованого тексту.
Робота з архівними електронними документами
- Формування архівного електронного документа (АЕД) на основі відомостей про первинний електронний документ (ЕД) з дотриманням вимог чинного законодавства України до форматів XML схеми АЕД.
- Пакування XML файлу АЕД у ASIC-контейнер з накладанням на АЕД відповідної КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
- Передавання документів постійного строку зберігання в державні архіви.
Загальна функціональність та регламенти
- Формування номенклатури справ архівних документів.
- Формування супутніх документів для підготовки та передачі електронних та паперових документів на архівне зберігання.
- Формування справ, зведених справ, описів справ, реєстрів, актів тех. перевірок і т. п.
- Автоматизація процесів узгодження та прийняття рішень щодо передачі документів на архівне зберігання, видачі документів за запитом та їх повернення, знищення архівних документів після закінчення терміну їх зберігання, тощо.
- Швидкий пошук (у т. ч. контекстний) необхідних документів.
- Автоматизація роботи з параметрами архівних документів: томів, справ та термінів їх зберігання.
- Контроль термінів зберігання архівних документів згідно номенклатурних справ.
Використання ЕЦП (УЕП/КЕП)
Для формування Електронних архівних документів, ми використовуємо контейнер ASiC згідно ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016.
Усі документи, що супроводжують регламент життєвого циклу архівного електронного документу підписуються Кваліфікованим електронним підписом.
Адміністрування та інформаційний захист
Розгалужена система керування доступами користувачів до об’єктів EArchive на основі ролевої схеми повноважень.
Використання технологій ЕЦП для підпису електронних документів, сканованих копій паперових документів, супутніх документів виконання регламентів та процедур архівної справи.
Автоматична фіксація у відповідному електронному журналі усіх операцій виконаних у системі.