Функціональні можливості:
Web-кабінет
Підтримка роботи на мобільних пристроях
Конструктор маршрутів та екранних форм
Багатокритеріальний пошук документів у єдиному сховищі
Довідники шаблонів документів
Розмежування прав доступу користувачів до процесів,
документів та інших об’єктів документообігу
документів та інших об’єктів документообігу
Контроль виконавчої дисципліни
Сумісна колективна робота з розробки документа
Сервер звітів
Сервер сканування та розпізнавання сканованих текстів
Розгалужена робота з ЕЦП/КЕП та електронною печаткою
Орієнтація на банки та фінансові установи
Технології: Java, JBoss, Rabbit MQ, Karaf, Spring.
Персональний кабінет користувача
Кабінет роботи співробітника зі своїми документами, завданнями та інструментами комунікації з колегами у рамках спільної роботи.
Наявність наперед налаштованих типових форм документів (накази, розпорядження, службові записки тощо).
Конструктор шаблонів форм електронних документів.
Наперед налаштовані маршрути проходження документів за типовими операціями.
Можливість використання як заздалегідь налаштованих, так і довільних маршрутів проходження документів.
Функціонал електронного узгодження документів з підтримкою механізму як послідовного, так і паралельного узгодження.
Можливість колективної роботи користувачів з одним чи кількома документами.
Моніторинг проходження та обробки документів.
Сервіс поштових повідомлень щодо зміни статусі документу на всіх етапах його життєвого циклу.
Канцелярія (Діловодство)
- Реєстрація вхідних та вихідних документів. Підтримка механізму як автоматичної, так і ручної реєстрації.
- Автоматичне отримання вхідних документів із «пошти НБУ», налаштування умов фільтрації вхідної пошти НБУ. Інтеграція з порталом НБУ WEB-FD.
- Автоматичне отримання вхідних електронних документів із філій та підрозділів банку, e-mail від інших організацій.
- Ведення електронних реєстраційних журналів у різних розрізах (вхідні, вихідні, виконавці, дата створення або отримання, тип завдання тощо).
- «Резервування» номерів у реєстраційному журналі, «вставка» номера в іншу дату.
- Сканування «паперової» вхідної кореспонденції з можливістю завантаження скан-копій у реєстраційну картку документа.
- Механізм накладання резолюцій керівника на вхідному документі та контроль їх виконання.
- Постановка завдань за наказами, розпорядженнями, службовими записками.
- Підтримка роботи регіональних канцелярій (пунктів реєстрації).
- Постановка завдань за наказами, розпорядженнями, службовими записками.
- Контроль виконавчої дисципліни по організації.
- Механізм ознайомлення з документами з фіксацією дати та часу ознайомлення.
- Облік бланків вихідних документів.
Модуль інтеграції з поштою НБУ (портал Web FD)
Повна інтеграція модуля «Канцелярія» з поштою НБУ та порталом Web FD NBU
Загальні Функціональні можливості:
Формування та реєстрації електронних документів що відповідають вимогам формату електронного обміну між системами електронного документообігу Національного банку України та кореспондентів — банківських і небанківських установ.
Накладання на електронні документи та вкладені додатково файли кваліфікованого електронного цифрового підпису (КЕП) від акредитованих центрів сертифікації.
Перевірка (ручна, автоматична) відповідних КЕП на отриманих від НБУ та кореспондентів — банківських і небанківських установ електронних документів.
Виконувати всіх особливості регламенту електронного обмінув НБУ.
Здійснення безпосередньо в «ComponentSED» підготовки електронних листів на НБУ та кореспондентів — банківських і небанківських установ, їх узгодження, реєстрацію та підписання КЕП.
Нотування процесу обміну електронними повідомленнями між «ComponentSED» Банку та Web FD NBU).
Відмова від приймання отриманого документу з повідомленням про це відправника через портал Web FD NBU з наданням відповідної причини відмови.
Інфраструктура ЕЦП (КЕП)
Підтримка внутрішнього ЕЦП (криптографічний пакет OpenSSL).
Консоль адміністрування — завантаження, генерація, активація, блокування сертифікатів ЕЦП.
Застосування ЕЦП при виконанні користувачами операцій в SED — погодження, візування, затвердження, реєстрація документів.
Механізм перевірки цілісності документів, які підписані ЕЦП.
Механізм перевірки чинності сертифікатів ЕЦП.
Застосування ключів згенерованих АЦСК (key-6-dat, pfx) для підписання в Системі документів та файлів цифровим підписом стороннього виробника.
Підтримка бібліотек постачальників криптографічних рішень «Автор», «ІІТ», підпис (перевірка) документів КЕП.
Механізм перевірки цілісності документів, які підписані КЕП АЦСК.
Механізм перевірки чинності сертифікатів КЕП АЦСК.
Вигрузка на диск підписаних КЕП електронних документів у форматі ZIP-контейнер (ASiC).
Секретаріат
Забезпечення виконання процесу прийняття рішень колегіальних органів (КО) від створення документа на розгляд КЗ до формування протоколу та контролю за виконанням рішень.
Підготовка та попереднє узгодження питань.
Формування та ознайомлення з порядком денним.
Механізм електронного голосування з питань порядку денного.
Підтримка відстеження версій документів.
Моніторинг та контроль електронного голосування з функціоналом нагадувань.
Створення та реєстрація засідання КО, формування та розсилка супровідної документації.
Формування листів узгодження питань та електронного голосування.
Формування, реєстрація та розсилання протоколів засідань КЗ.
Формування виписок з протоколів.
Закріплення відповідальних за виконання відповідних рішень.
Контроль виконання рішень засідань КО.
База нормативних документів
Єдине структуроване сховище внутрішніх нормативних документів, банківських продуктів, типових договорів та іншої документації.
Довідники по організаційній структурі та персоналу.
Розмежування доступу до різних об’єктів Бази знань.
Зв`язки з документами з підтримкою версійності (старі редакції, пов’язані документи).
Навігатор по Базі знань з багатокритеріальним пошуком (у т. ч. контекстним).
Картки документів з консолідованою історією роботи з документами.
Автоматична конвертація документів у pdf формат на момент їх внесення до Бази знань.
Можливість вибірки документів та побудови звітів за визначеними параметрами (чинність, дата затвердження, профільний підрозділ, автор, тощо).
Можливість використовувати документи Бази знань у якості проектів для підготовки інших документів.
Внутрішньо корпоративний ЧАТ
Інтеграція з персональним web-кабінетом користувача.
Обмін повідомленнями між учасниками, користувачами СЕД.
Організація «відкритих» каналів спілкування відповідних груп користувачів СЕД.
Організація «закритих» каналів спілкування відповідних груп користувачів СЕД.
Автоматична відправка посилання на відповідний документ.
Організація «спілкування» по документу між обраними учасниками, користувачами СЕД.
Зберігання історії «спілкування» по відповідному документу.
Внутрішньо банківські господарські документи
Інтеграція з хмарними сервісами:
• «Вчасно»;
• «Птах» («Медок»).
• «Вчасно»;
• «Птах» («Медок»).
Робота з господарськими документами з контрагентами (створення, погодження, підписання КЕП, електронна печатка):
• Договора;
• Додаткові угоди;
• Акти;
• Рахунки.
• Договора;
• Додаткові угоди;
• Акти;
• Рахунки.
Автоматизація нагадувань подій життєвого циклу документів.
Кадровий документообіг
Відображення інформації по співробітнику: особисті дані, історія переміщень, статуси та їх періоди.
Налаштовані маршрути кадрових наказів.
Життєвий цикл Заяви (Наказу) на відпустку, на прийом/звільнення з роботи, на оплату лікарняного, на відрядження, тощо (Формування типового документа, маршруту погодження, затвердження).
Друковані шаблони заяв, наказів, форм звітів, тощо.
Двостороння інтеграція з кадровою системою Банку:
- Передача інформації з кадрових наказів до кадрової системи Банку;
- Отримання інформації з кадрової системи Банку для відображення у картці співробітника.